Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

SOLUCIONES EN INGENIERÍA GESTIÓN Y MANTENIMIENTO S.A.S., NIT 901.008.599-4, con domicilio en Calle 78B No. 120A-55, Alameda San Diego, Bogotá D.C., Colombia. Correo para asuntos de datos personales: soporte@soligem.com · Teléfono: +57 323 910 5129.

2. Datos que recolectamos

Solo recolectamos lo que necesitamos para lo que estés haciendo en la tienda:

• Cuenta: tu correo electrónico. Entras con un código de un solo uso, así que no guardamos contraseñas.
• Identificación y contacto: nombre completo, cédula o NIT, correo electrónico y teléfono.
• Entrega: dirección, ciudad, departamento y código postal.
• Facturación electrónica (si la solicitas): razón social, NIT y dirección fiscal.
• Transaccionales: pedidos, cotizaciones y método de pago elegido. Nunca almacenamos números de tarjeta.
• Solicitudes de búsqueda de partes: tu nombre, un correo o un WhatsApp, y las fotos de la pieza que subas.
• Mi flota (si usas el módulo de equipos): marca, modelo, serie, placa, lecturas de horómetro u odómetro, historial de servicios, documentos y fotos del equipo.
• Favoritos: las referencias que marques, asociadas a tu cuenta, para mostrártelas después.
• Equipo de trabajo (si invitas a alguien a tu cuenta): el correo del invitado, su rol y el estado de la invitación. Solo lo usamos para gestionar ese acceso.
• Prueba de tu autorización: cuando aceptas esta política o la casilla de ofertas, el servidor guarda la fecha, la versión del texto que viste y la dirección IP desde la que aceptaste — es la evidencia que exige la ley, no un rastreo.
• Navegación: datos técnicos mínimos para que la sesión y el carrito funcionen. No usamos cookies de publicidad ni de seguimiento entre sitios.

3. Finalidades del tratamiento

• Procesar, facturar, despachar y dar soporte a tus pedidos.
• Contactarte sobre el estado de tu compra, tu cotización o tu solicitud de partes.
• Gestionar garantías, devoluciones y el derecho de retracto.
• Identificar los repuestos compatibles con los equipos que registres y llevar su historial de mantenimiento.
• Autenticarte y mantener la seguridad de tu cuenta.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.

Nunca vendemos ni cedemos tus datos a terceros para que te contacten o te hagan publicidad.

Además de lo anterior podemos enviarte comunicaciones comerciales —ofertas, novedades o el recordatorio de una compra que dejaste a medias—, pero solo si nos lo autorizas expresamente. Esa autorización se pide aparte, en una casilla que no viene marcada; puedes negarla sin perder ningún servicio y revocarla cuando quieras. Hoy no enviamos ninguna comunicación comercial: cuando empecemos, será únicamente a quien la haya autorizado.

4. Cómo y cuándo te escribimos

No todos los mensajes son iguales, y la ley los trata distinto:

• Mensajes de tu compra o de tu servicio: el estado de un pedido, la respuesta a una cotización, la factura, o el aviso de que un equipo de tu flota tiene un mantenimiento próximo. Hacen parte de lo que contrataste, así que no dependen de la autorización de publicidad ni tienen restricción de horario.
• Mensajes comerciales: ofertas, novedades y recordatorios de compras sin terminar. Estos sí requieren tu autorización expresa y separada, y puedes darte de baja en cualquier momento desde el propio mensaje o escribiéndonos.

Cuando te escribamos con fines comerciales cumpliremos la Ley 2300 de 2023:

• Solo por los canales que hayas autorizado.
• De lunes a viernes entre las 7:00 a. m. y las 7:00 p. m., y los sábados entre las 8:00 a. m. y las 3:00 p. m. Nunca los domingos ni los festivos.
• Máximo una vez al día, y sin usar varios canales en la misma semana.
• Con una forma sencilla de cancelar la suscripción en cada mensaje.

5. Datos sensibles y menores de edad

No pedimos datos sensibles en el sentido del art. 5 de la Ley 1581 —salud, biometría, origen étnico, convicciones religiosas o políticas, afiliación sindical, vida sexual—. Si algún formulario libre los recibe por iniciativa tuya, responder es facultativo y no condiciona ningún servicio.

La tienda está dirigida a mayores de edad y a empresas. No recolectamos a sabiendas datos de niñas, niños o adolescentes (art. 7 de la Ley 1581). Si nos avisas que llegaron datos de un menor, los suprimimos.

6. Derechos del titular

Como titular de los datos puedes (art. 8 de la Ley 1581):

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos, en especial los parciales, inexactos o que induzcan a error.
• Solicitar prueba de la autorización que otorgaste.
• Ser informado sobre el uso que les hemos dado.
• Acceder gratuitamente a tus datos.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).

7. Área responsable y cómo ejercer tus derechos

El área de Servicio al Cliente atiende las peticiones, consultas y reclamos sobre datos personales. Escríbenos a soporte@soligem.com indicando tu nombre, tu documento y qué necesitas. Estos son los plazos, que no son nuestros sino de la ley:

• Consultas (saber qué tenemos tuyo): máximo diez (10) días hábiles. Si no alcanzamos, te explicamos por qué y damos una fecha, que no puede pasar de cinco (5) días hábiles más (art. 14).
• Reclamos (corregir, actualizar, suprimir o alegar un incumplimiento): máximo quince (15) días hábiles. Con la misma regla de prórroga, hasta ocho (8) días hábiles más (art. 15).
• Si el reclamo llega incompleto, te lo pedimos dentro de los cinco (5) días siguientes. Si pasan dos (2) meses sin respuesta tuya, se entiende que desististe.

Antes de acudir a la SIC hay que agotar este trámite con nosotros: es un requisito de procedibilidad (art. 16 de la Ley 1581), no un obstáculo que pongamos.

8. Con quién compartimos datos

No vendemos tus datos. Los comparten con nosotros, como encargados del tratamiento y solo para lo que hace falta:

• Transportadoras, para entregar el pedido: nombre, teléfono y dirección.
• Proveedores de infraestructura que alojan la tienda, la base de datos, la autenticación y los archivos.
• Un proveedor de inteligencia artificial (Google), únicamente si eliges leer tu tarjeta de propiedad con una foto: la imagen se envía cifrada para extraer los datos del vehículo y no se almacena en nuestros sistemas. El bloque del propietario —nombre y cédula— no se extrae ni se guarda. Siempre puedes saltarte ese paso y escribir los datos a mano.
• Autoridades, cuando exista un requerimiento legal.

Cuando integremos una pasarela de pagos en línea o un proveedor de facturación electrónica ante la DIAN, se añadirán a esta lista antes de empezar a usarlos.

9. Transferencia y transmisión internacional

Los proveedores de infraestructura y de inteligencia artificial que usamos pueden procesar información fuera de Colombia, entre otros países en Estados Unidos, que la SIC reconoce con un nivel adecuado de protección. Además, estos envíos son necesarios para ejecutar el contrato contigo y cuentan con tu autorización, que son dos de las excepciones del art. 26 de la Ley 1581. A cada proveedor le exigimos condiciones de encargado del tratamiento: solo puede usar tus datos para prestarnos el servicio, nunca para fines propios.

10. Seguridad

Los datos viajan cifrados (TLS) y se almacenan con acceso restringido y autenticado. Las claves de los servicios externos viven solo en el servidor y nunca se exponen en el navegador.

Una advertencia honesta sobre las fotos de tus equipos: se guardan en un depósito de archivos cuyo enlace es público para quien lo conozca. No los publicamos ni los indexamos, pero el enlace por sí solo abre la imagen. Por eso te pedimos no subir fotos donde se vean documentos, placas de identificación personal o datos de terceros.

11. Conservación

Conservamos tus datos mientras exista la relación comercial o tengas una cuenta activa. Después, los soportes de las compras se guardan 10 años más, que es lo que exigen las normas contables y tributarias para los papeles del comerciante (art. 28 de la Ley 962 de 2005). Cumplido ese término se suprimen. Si pides la supresión antes, la aplicamos sobre todo lo que no esté amarrado a ese deber legal.

12. Autorización y prueba

La autorización se otorga mediante conducta inequívoca (art. 7 del Decreto 1377 de 2013): al hacer clic en «Confirmar pedido», al enviar una cotización, una solicitud de partes o al crear tu cuenta —junto a cada uno de esos botones se muestra el aviso con el enlace a esta política—, autorizas de manera previa, expresa e informada el tratamiento de tus datos. El silencio nunca cuenta como autorización.

La autorización para comunicaciones comerciales es distinta y va aparte: se otorga marcando una casilla que nunca viene premarcada, se registra con el canal y la fecha, y negarla no te quita ningún servicio. Que hayas comprado no significa que hayas aceptado recibir publicidad.

Guardamos constancia de la fecha, de la versión de la política vigente en ese momento y del medio por el que se otorgó, para poder darte la prueba si la pides.

13. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 2 de septiembre de 2026 y se mantiene vigente mientras operemos la tienda. Las bases de datos se conservan por el término descrito en la sección 11.

Cualquier cambio sustancial se publica en esta página con una versión nueva y se comunica antes de aplicarlo. Si el cambio afecta las finalidades del tratamiento, volveremos a pedirte autorización en lugar de darla por supuesta.